コロナの影響でテレワーク・リモートワークをする人が増え、緊急事態宣言解除後もそのままリモートワークを続ける方もいるかと思います。
さらに今回東京のオフィスを強制的に閉めることになったので、サテライトオフィス、テレワーク・リモートワークの導入を検討している会社もあるかと思います。
私は1年前よりテレワークのような状態で働いています。
シェアオフィスを運営していることもあり、シェアオフィスのデスクを一つ自分用にしていますが、上司は基本海外にいるため、上司はテレワーク・リモートワーク、私も上司がいない状態で作業しているので作業場があっても感覚的にはテレワークのような状態です。
ここでは経験談も交え、テレワーク・リモートワークをする際に気お付けたいポイントを６つまとめました。
１. 短期、長期の目標を持つ
テレワークでは朝何をするか他の同僚と確認するということはありません。
朝無言で仕事を始めます。
すでにテレワークをしている人は仕事を割り当てられている、スケジュールが決まっている人もいるかと思います。
他に話をする人がいないため、そのスケジュール通りに自分を動かすことがテレワークでは重要でしょう。
今日何をするか、今月のスケジュール、半年の先の目標など、自分が何に向かって黙々と作業するのか明確な程、作業スピードもあがり、精神安定にもつながります。
テレワークは孤独になりがちです。
それでも、向かうべき目標がしっかりあれば頑張れます。
２. 送るチャットやメールの文章に気お付ける、それでも気にしすぎない
テレワーク・リモートワークは対面のコミュニケーションが極端に減り、テキストベースのコミュニケーションが主になります。
このテキストでのやりとりというのが厄介です。
顔や声が聴ければ相手がどういったトーンでしゃべっているのか、どんな気持ちなのかだいたい分かります。しかし、テキストではそれを読み取るのがとても難しいのです。
私自身ここが一番テレワーク・リモートワークの難しい点なのではないかと思います。
短文で絵文字なし、感嘆符なしで返事が返ってきたとき、こちらが送った内容で気分を害したのかもしれないなど不安になったりします。
返信がないとちゃんとメールが届いているのか、それともどうでもよい内容だと思われているのかとも思ったり。
きっと相手も同じでしょう。
これはテキストベースのコミュニケーションではどうしても起こってしまう事です。
そのため、言い回しをすこし柔らかくするように心がけたり、感情が足される感嘆符、絵文字を付けるなどしてそっけなくならないように気お付けましょう。
また、相手からのメッセージの文体に過敏に反応しないことも必要です。
変に憶測すると人の性質上ネガティブになります。受け取ったメッセージの文体はあまり気にしすぎない、もしも問題がありそうなら電話をして確認する、そしてこちらはできるだ感情が読み取れるような文章に工夫するというスタンスがテレワーク・リモートワークでは心がけたいことです。
３. 定期的に顔を見て話しをする
すべて外注をして業者の方やフリーランスの方に業務をお願いしているのであればテキストだけでもよいかと思いますが、同僚や上司とのコミュニケーションをすべてテキストだけにするのは正直難しいと思います。
テキストだけだとどうしても誤解やちょっとした認識の違いは生まれるので、顔を見て話すことは必要です。テキストのやりとりで、もやもやしていた気持ちが実際に顔をみて話すと一気に吹き飛ぶことはよくあります。結局はテキストから読み取った感情にずれがあったのです。
できれば一週間に一度、または2週間に一度など曜日と時間を決めて定期的にビデオミーティングを設けることをお薦めします。
定期的なミーティングを設けることには賛否両論ありますが、私は持った方がよいと思っています。
ある程度曜日やミーティングの間隔を決めないと、ミーティングの回数は減っていく傾向にあります。どちらかに話題がなければミーティングを提案しないので、必然的に回数は少なくなるでしょう。
それを定期的にすると決めれば、相手に遠慮することなくミーティングが持てます。特に話題がなければ早めに終わってもいいでしょうし、なにより顔をみて話すことがチームとして仕事をする上で大切です。
４. 作業時間を決める
タイムカードもなければ他人の目もないので、テレワークは自分で自分を管理することになります。
オフィスに通っていたころは遅刻しないように気お付けていましたが、テレワークでは自分を律する心がゆるまり徐々に始業時間が遅くなってしまいがちです。
でも遅くなった分遅くに終わることになり、結果的に自分のプライベートな時間が減るので、そこはしっかりと始業時間と就業時間を決めてその時間にそって行動しましょう。
５. 作業場を確保する
仕事には集中できる場所が必要です。
プライベートと仕事の境目が曖昧になりがちなテレワークでは特にオン・オフの切り替えが大切です。
家族と一緒に住んでいる方はまず家族の理解を得ましょう。仕事をしている最中に、家事や他の家の用事、子供の相手は無理です。マルチタスクが得意だと思っている方もいるかもしれませんが、ほとんどの人は効率が下がります。
そのため、作業する時間、そして作業する場所を設けましょう。
自宅で仕事場のスペースを設けるのが難しい場合もありますが、普段リラックスする場所では頭の切り替えが難しいですし、家のリビングで仕事をしようものなら家事をすることになるか、家族と話してしまいます。
作業の効率化のためにも、カフェやコワーキング、シェアオフィスなど作業場を別に持つことも選択の一つだと思います。
６. 運動をする
いままで通勤で歩いていたのが、ほぼ歩かなくなり、一日の総歩数が1000歩以下なんてことはありませんか？
運動は体に良いと誰もが知っていますが、なかなか定期的に行うのは難しいことです。
ただ、運動不足は身体的、精神的にかなり大きな影響を与えます。
脳が一番活発に動くのは数式を説いている時ではなく、運動している時のようです。
運動は集中力、記憶力、精神力の向上にもつながると、いいことずくめです。
最近、ネガティブ思考になったり、同じことをずっと考えてしまったりしていませんか？
その原因は単純に運動不足かもしれません。
テレワークでは意識して定期的な運動をすることは、仕事の一部と思った方がよいでしょう。
以上がテレワーク・リモートワークをする際の6つのポイントでした。
個人的には、テレワーク・リモートワークは通勤時間、コスト削減などいいことずくめだと思っていますが、導入の際には気を付けたい点もあるので参考にしていただければと思います。